Ang anumang paggalaw ng mga kalakal mula sa isang tagapagtustos sa isang mamimili ay dapat na dokumentado nang maayos; para dito, ginagamit ang isang bilang ng mga dokumento sa pagpapadala na kinokontrol ang mga patakaran ng transportasyon at ang mga tuntunin ng paghahatid ng mga kalakal.
Panuto
Hakbang 1
Ang tala ng consignment ay kabilang sa mga dokumento sa pagpapadala, na maaaring magamit bilang mga resibo at order ng debit. Ang dokumentong ito ay dapat na maayos na nai-format. Dapat maglaman ang invoice ng impormasyon tungkol sa produkto, dami nito, presyo para sa bawat item at ang kabuuang halaga, dapat na ipahiwatig ang numero at petsa ng paglabas ng dokumento. Ang waybill ay iginuhit ng mga responsableng tao kapag ang mga kalakal ay inilabas sa warehouse at kapag natanggap sila sa samahang pangkalakalan, dapat itong sertipikado ng mga bilog na selyo ng tagapagtustos at tatanggap.
Hakbang 2
Ang pagpaparehistro ng mga natanggap na kalakal ay isinasagawa batay sa sugnay 2.1. "Mga rekomendasyong pang-pamamaraan para sa accounting at pagrehistro ng mga pagpapatakbo ng resibo, pag-iimbak at pagpapalabas ng mga kalakal sa mga organisasyong pangkalakalan". Ang lahat ng mga kasamang dokumento (invoice, consignment note, atbp.) Ay naka-stamp, at lahat ng mga resibo ay naitala sa "Goods Resibo Journal", na nagsasaad ng pangalan, numero at petsa ng dokumento ng resibo, pati na rin impormasyon tungkol sa produkto. Matapos ang pagtanggap ng mga kalakal, ang data sa mga kasamang dokumento ay hindi na maaaring baguhin. Ang mga kalakal ay dapat na kapital sa araw ng kanilang resibo, kung hindi man, ang isang tala ay ginawa sa ulat ng kalakal na nagpapahiwatig ng mga dahilan para sa imposibilidad na mai-post ang mga kalakal sa araw ng kanilang tunay na resibo.
Hakbang 3
Sa kaganapan na ang mga natanggap na kalakal ay hindi tumutugma sa listahan ng dokumentaryo, tinatanggap ito ng isang espesyal na komisyon, at isang "Batas sa Pagtanggap" ay iginuhit. Kung ang mga pagkakaiba ay nauugnay sa dami at kalidad ng mga kalakal, kung gayon ang isang "Batas sa pagtatatag ng mga pagkakaiba sa kalidad at dami kapag tumatanggap ng mga item sa imbentaryo" ay iginuhit, kasama ang pagkakaroon ng mga kinatawan ng tagapagtustos at ang taong may pananagutan sa materyal. Kung ang isang labis na kalakal ay matatagpuan, kung gayon ang pagkakaroon ng mga kinatawan ng tagapagtustos ay opsyonal.
