Ang mga dokumento sa bangko ay nakaimbak ayon sa uri sa magkakahiwalay na mga folder at madalas sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang pagpili ay isinasagawa ng empleyado na responsable para sa pagbuo ng dokumentasyon. Ang isang espesyal na komisyon ay nakikipag-usap sa pagkawasak ng mga nag-expire na dokumento.
Ang pag-iimbak ng mga dokumento sa bangko ay isinasagawa pareho ng mga bangko mismo at ng mga samahan na may hawak ng mga account. Ang pagkakasunud-sunod ng pag-iimbak sa isang institusyon ay maaaring naiiba nang kaunti sa pagkakasunud-sunod ng pag-iimbak sa iba pa.
Kumusta ang mga dokumento sa bangko na nakaimbak sa mga organisasyon
Ang mga dokumento mula sa bangko na nasa samahan ay nagkukumpirma sa pag-uugali ng mga transaksyon sa pera at makikita sa mga tala ng accounting. Ang lugar ng kanilang pag-iimbak ay ang departamento ng accounting, na ang mga empleyado ay maaaring hatiin ang lahat ng mga papel ayon sa uri sa magkakahiwalay na mga folder sa konteksto ng mga account at bangko. Kung ang isang negosyo ay may maraming mga kasalukuyang account, pagkatapos ay isang magkakahiwalay na folder ay nilikha para sa bawat isa, kung isang account sa pera, kung gayon ang pera ng account ay ipinahiwatig sa takip at gulugod. Ginagamit ang pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod upang maitala ang mga pahayag para sa bawat account. Ang bawat pahayag ay may isang binder na binubuo ng mga dokumento sa pagbabayad at mga katwiran para sa pagbabayad para sa bawat araw ng transaksyon.
Ang isang hiwalay na folder ay nilikha para sa mga bayad na invoice. Ang mga dokumento sa pagkontrol ng pera ay nakaimbak sa magkakahiwalay na mga folder, kung saan mahahanap mo ang lahat ng impormasyon sa pagtatrabaho sa mga currency account. Pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga pasaporte ng mga transaksyon, mga sertipiko ng kumpirmasyon ng trabaho o mga serbisyong isinagawa, mga sertipiko ng mga transaksyon sa foreign exchange at iba pa. Kung ang dami ng dokumentasyon ay maliit, magkakaroon ng sapat na mga pagrehistro na nagpapahiwatig ng numero ng dokumento, halaga at petsa.
Paano naiimbak ang mga dokumento sa mga komersyal na bangko
Ang mga institusyong ito ay nag-iimbak ng mga dokumento na nagkukumpirma sa mga aktibidad sa pananalapi at pang-ekonomiya ng bangko at mga dokumento sa pag-areglo at pagbabayad ng mga kliyente. Ang responsibilidad para sa kanila ay nakasalalay sa manager at punong accountant. Ang parehong mga papel at elektronikong dokumento ay napapailalim sa pag-iimbak. Ang mga papel ay itinatago sa isang espesyal na pasilidad sa pag-iimbak, para sa pag-access kung saan kailangan mong kumuha ng isang espesyal na permit. Ang permit ay dapat pirmado ng punong accountant o ng kanyang representante.
Ang pag-file ng dokumentasyong pang-alaala ay isinasagawa araw-araw, para dito ang isang hiwalay na folder ay na-set up, kung saan ang mga dokumento ay nakaimbak din sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod. Ang pagpili ay isinasagawa ng isang empleyado na responsable para sa tamang pagbuo ng dokumentasyong pampinansyal. Ang iba pang mga folder ay binubuo ng mga cash financial paper at papel na sumasalamin ng impormasyon sa mga deposito ng customer. Ang mga dokumentong naglalaman ng impormasyon sa mga pagpapatakbo na may mahalagang mga metal ay isinumite sa magkakahiwalay na mga folder.
Ang pangangailangan na maglagay ng ilang mga uri ng mga dokumento sa iba't ibang mga folder ay sanhi ng ang katunayan na ang bawat papel ay may sariling buhay na istante. Nalalapat din ito sa pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong porma. Para sa pagkasira ng mga dokumento na may isang nag-expire na panahon ng pag-iimbak, isang espesyal na komisyon ay binuo, na ang mga kasapi ay tumingin sa bawat papel, at pagkatapos ay punan ang isang espesyal na kilos, na nagpapatunay na ang mga dokumento na may isang nag-expire na panahon ng pag-iimbak ay nawasak.
