Dapat mapanatili nang maayos ang dokumentasyon ng enterprise. Upang gawing madali upang mahanap ang kinakailangang kontrata para sa supply ng mga kalakal kasama ng iba pang mga papeles sa negosyo, sulit na lumikha ng isang magkakahiwalay na istante o folder para sa kanila. Ngunit hindi lamang. Ang mga kontrata mismo ay kailangan ding streamline.
Panuto
Hakbang 1
Kolektahin ang lahat ng mga kontrata na nais mong ayusin at suriin ang mga ito. Bigyang pansin kung gaano kadalas sila natatapos at kung aling mga kasosyo. Tutulungan ka nitong pumili kung paano uuriin ang mga dokumento.
Hakbang 2
Kung maraming mga kasosyo, ang pamamaraan ng pag-order ng mga kontrata ayon sa petsa ng kanilang konklusyon ay mas angkop. Sa kaganapan na, sa loob ng mahabang panahon, ang mga kontrata ay natapos sa parehong mga kumpanya, maaari silang mapangkat sa isang magkakahiwalay na kategorya (folder) ng mga counterparties. At sa ilang mga kaso, sapat lamang upang ayusin ang mga kontrata sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng mga pangalan ng mga kasosyo na kumpanya.
Hakbang 3
Alinmang pamamaraan ang pipiliin mo, tandaan na ang mga bulky folder ay napaka-abala na gamitin. Suriin ang mga kontrata at alisin ang mga nag-expire na mula sa pangkalahatang stack. Lumikha ng isang hiwalay na folder para sa kanila. Ang mga nasabing kontrata ay madalas na nilapitan paminsan-minsan; hindi sila kinakailangan sa araw-araw na gawain.
Hakbang 4
Kapag nag-aayos ng mga kontrata ayon sa pagkakasunud-sunod, sumunod sa mga pangkalahatang prinsipyo ng pagpapanatili at pag-iimbak ng mga tala. Sa mga folder na madalas gamitin, ang mga kamakailang natapos na kontrata ay matatagpuan sa tuktok. Nasa ibaba ang mga dokumento na may naunang petsa ng paglikha. Kapag nag-file sa archive, sa kabaligtaran, ang una ay dapat na nasa itaas, at ang pinakabagong natapos na kontrata ay dapat na nasa ibaba.
Hakbang 5
Gumamit ng mga marker, tag, bookmark, at iba pang stationery upang biswal na ihiwalay ang isang kategorya sa isa pa. Tiyaking ang mga nasabing delimiter ay malinaw na nakikita sa folder. Lalo nitong mapapadali ang paghahanap para sa kinakailangang mga dokumento.
Hakbang 6
Matapos ang lahat ng mga kontrata para sa supply ng mga kalakal ay inilatag sa isang folder sa isang angkop na paraan, tiyaking gumuhit ng isang rehistro ng mga dokumento. Ilagay ito sa takip o ilagay ito sa isang folder sa tuktok ng lahat ng mga kontrata. Iwanan ang mga blangko na linya sa pagpapatala. Kapag namumuhunan ng isang bagong kontrata, maglagay ng impormasyon tungkol dito sa rehistro.
