Ang mga kundisyon ng pag-iimbak ng mga kontrata na natapos ng negosyo ay hindi kinokontrol ng mga pamantayan at pamantayan ng industriya, kaya't madalas na lumitaw ang tanong kung paano maiiwasan ang kanilang pagkawala at maayos ang wastong pag-iimbak at accounting. Ang pinaka-makatwirang solusyon sa isyung ito ay ang pagpapalabas ng isang corporate act ng isang partikular na negosyo, na magtatakda ng pamamaraan para sa paghahanda, pagtatapos at pag-iimbak ng mga dokumentong ito.
Panuto
Hakbang 1
Kung maraming gumagana ang iyong kumpanya sa mga samahang third-party at ang bilang ng mga kontrata na natapos ay makabuluhan, makatuwiran na ipagkatiwala ang kanilang imbakan sa departamento ng opisina o tanggapan. Ito ay medyo maginhawa, dahil nasa tanggapan na ang lahat ng mga dokumento na pinirmahan ng ulo at ipinadala ng mga kontratista ay nakarehistro. Matapos ang pagpaparehistro ng naipatupad na kontrata, ang mga empleyado ng tanggapan ay dapat gumawa ng kinakailangang bilang ng mga kopya at ipamahagi ang mga ito sa mga responsableng tagapagpatupad, at itago ang mga orihinal ng mga dokumento sa isang espesyal na itinalagang lugar.
Hakbang 2
Kung ang iyong kumpanya ay maliit at wala kang isang departamento ng klerikal, pati na rin ang isang responsableng klerk, mahalaga ngunit bihirang gumamit ng mga kontrata, halimbawa, para sa renta o pagbili ng real estate, makatuwiran na manatili sa ligal na departamento kasama ang ang nasasakupan at ligal na dokumento ng kumpanya. Ang departamento ng accounting, na gumagawa ng mga kalkulasyon sa kanila, ay dapat magbigay ng mga kopya ng mga kontratang ito. Sa parehong lugar, sa departamento ng accounting, mag-imbak at mga kontrata para sa supply, serbisyo at pagganap ng trabaho bilang isa sa mga uri ng pangunahing dokumentasyon ng accounting, na nangangailangan ng kontrol sa mga pag-areglo, mga tuntunin sa pagbabayad o patuloy na pana-panahong pagbabayad (utility bill, komunikasyon).
Hakbang 3
Sa anumang kaso, ang lahat ng mga kontrata ay dapat magkaroon ng kanilang sarili, panloob na pagpaparehistro, at ang bawat isa sa kanila ay dapat na italaga ng isang numero kung saan ito mailalagay sa rehistro ng elektronikong kontrata. Ang log na ito ay maaaring gawin sa mga spreadsheet ng Excel. Bilang karagdagan sa electronic journal, kinakailangang panatilihin ang isang nakabatay sa papel na rehistro ng pagpapalabas ng mga kasunduang ito, na magpapakita kung kailan at kanino sa mga responsableng tagapagpatupad ang orihinal ng kasunduan ay naabot. Dapat maglaman ang journal na ito ng mga patlang para sa pirma ng responsableng tagapagpatupad, na nagkukumpirma ng katotohanan ng pagtanggap at paghahatid ng kontrata para sa pag-iingat.
Hakbang 4
Ilarawan ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga kontrata sa Mga Regulasyon sa pamamaraan para sa paghahanda, pagtatapos at pag-iimbak ng mga kontrata at aprubahan ito ng pinuno ng negosyo.
