Trabaho sa tanggapan - gumana kasama ang mga dokumento at suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa partikular na samahang ito, na kinokontrol ng GOST R 51141-98 "Trabaho sa opisina at negosyo sa archival. Mga Tuntunin at Kahulugan ". Ang samahan ng gawain sa opisina ay ang samahan ng pagpaparehistro, pag-iimbak at paggamit ng papasok, papalabas at panloob na mga dokumento sa kasalukuyang mga gawain ng negosyo.
Panuto
Hakbang 1
Kapag nag-oorganisa ng gawain sa tanggapan, magpasya kung ang iyong negosyo, samahan, mga heograpiyang remote na heograpiya o sangay, isaalang-alang ang katotohanang ito at magbigay ng isang mekanismo para sa pakikipag-ugnay sa mga dibisyon na ito. Ang sistema ng trabaho sa opisina sa kanila ay dapat na magkapareho sa punong tanggapan upang maiwasan ang mga problema sa panahon ng pagrehistro at mga gawaing papel.
Hakbang 2
Isipin kung alin sa mga mayroon nang mga form ng trabaho sa opisina ang gagamitin mo: sentralisado, halo-halong o desentralisado. Ang kanilang pagpipilian ay natutukoy ng istraktura ng negosyo (kung mayroon itong malayong mga heyograpikong subdibisyon) at mga teknikal na kagamitan ng serbisyo sa pamamahala ng tanggapan. Kung ang serbisyong ito ay maliit sa bilang at hindi teknikal na ibinigay, kung gayon ang bahagi ng mga pagpapaandar nito ay inililipat sa mga subdivision. Sa kasong ito, nagaganap ang magkahalong gawain sa opisina. Sa kaganapan na ang serbisyong ito ay nilagyan ng lahat ng kinakailangang tauhan, hardware at software, kung gayon ang form na ito ng pag-iingat ng rekord ay magiging sentralisado.
Hakbang 3
Sa bawat yunit ng istruktura, pumili ng isang espesyal na yunit ng kawani na magsasagawa ng gawain sa opisina. Kung hindi ito posible, pagkatapos ay magtalaga ng isa pang empleyado na pagsamahin ang pagganap ng kanyang pangunahing tungkulin sa trabaho sa pagpapaandar ng isang klerk.
Hakbang 4
Tukuyin ang bilang at nomenclature ng mga kaso, na isasama ang lahat ng papasok, papalabas at panloob na mga dokumento. Kung ang mga ito ay mga dokumento mula sa isang mas mataas na (magulang) na samahan, pagkatapos ay isinumite ang mga ito sa ulo para sa pagsasaalang-alang; ang mga dokumento ng mga nasasakupang samahan ay dapat na isumite para sa pagsasaalang-alang sa representante na pinuno na namamahala sa trabaho sa kanila. Alinsunod dito, ang mga apela ng mga mamamayan ay nakadirekta sa representante na pinagkatiwalaan ng responsibilidad na makipagtulungan sa populasyon.
Hakbang 5
Ang pagkakaroon ng pagkilala sa bilog ng mga sulat, lumikha ng isang classifier kung saan maaari mong agad na matukoy kung aling pangkat ng nagsusulat kabilang ang dokumentong ito. Halimbawa, para sa mga ahensya ng gobyerno, magtalaga ng code 01, para sa mga titik mula sa isang nakahihigit na samahan - code 02, para sa mga supplier - code 03, para sa mga customer - code 04, atbp. Makakatulong ito sa streamline ng daloy ng mga dokumento sa loob ng samahan.
Hakbang 6
Tukuyin kung anong form ang isasagawa sa sirkulasyon ng dokumento - sa isang magazine o kard. Ang parehong mga form ay ipinatupad sa mga espesyal na programa para sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Kung hindi ka pa nakakabili ng ganoong programa, gumamit ng mga journal ng pagpaparehistro ng elektronikong dokumento, maaari silang iguhit sa Excel.
