Naglalaman ang invoice ng alok ng impormasyon tungkol sa produkto at mga tuntunin ng paghahatid. Ito ay itinuturing na isang legal na makabuluhang dokumento. Sa kabila ng kawalan ng isang pinag-isang form, ang mga kumpanya ay dapat sumunod sa mga patakaran sa pagpaparehistro kapag pinupunan.
Ang isang handog na invoice ay isang detalyadong dokumento kung saan ang parehong karaniwang data sa mga kalakal at serbisyo at ang mga tuntunin ng paghahatid ay nakarehistro. Tinutukoy nito ang mga panahon ng pagbabayad, mga pamamaraan sa paghahatid, mga kinakailangan sa transportasyon. Ang isang tampok ng form ay ang kakayahang pirmahan lamang ito sa isang panig. Kapag nagbabayad ng invoice, awtomatikong sumasang-ayon ang tatanggap sa mga itinakdang kundisyon.
Kailan inilabas ang invoice?
Kadalasan, ang pangangailangan para dito ay lumitaw sa malalaking kumpanya na mayroong maraming bilang ng mga customer, consumer o mamimili. Ang pagpapanatili ng indibidwal na dokumentasyon sa kasong ito ay maaaring maging mahirap. Lalo na kung ang mga partido ay nabubuhay nang malayo sa bawat isa.
Ang invoice ng alok ay maaari ding gamitin para sa mass mailing ng mga komersyal na alok. Ang mga pangunahing tampok nito ay madaliin o limitadong oras. Maaari itong tumagal ng maraming mga form. Kung ang alok ay walang ginagawa, posible ang isang negatibong sagot; kung matatag ito, nabuo ang isang alok sa isang tukoy na consumer.
Nagbibigay ang batas ng posibilidad na bawiin ang naturang account kung pampubliko ang alok. Posible ito sa mga kaso kung saan mayroong isang mass mailing ng mga alok na may isang limitadong dami ng mga kalakal. Pinapayagan ka ng pag-atras na maiwasan ang pagbabayad ng isang multa at kasunod na pananagutan.
Pamamaraan sa pagtitipon
Mauunawaan ng kliyente o consumer ang alok kung ang dokumento ay nakasulat sa malinaw at simpleng wika. Tiyaking ipahiwatig nang wasto ang paksang pinag-uusapan. Ang form ay binubuo ng tatlong bahagi:
- "takip";
- pangungusap;
- paglalarawan ng mga kondisyon.
Naglalaman ang "header" ng pangalan ng nagbebenta ng kumpanya, mga detalye ng contact nito at mga detalye. Ang dokumento ay nakatalaga ng isang numero, ang petsa ng paghahanda nito ay ipinahiwatig. Nasa ibaba ang mga detalye ng mamimili.
Kapag gumagawa mismo ng panukala, madalas na ginagamit ang isang mesa. Ipinapahiwatig nito ang serial number, pangalan ng produkto o serbisyo, unit ng pagsukat, dami at presyo, kabuuang gastos. Kung nais, ang mga karagdagang haligi ay maaaring idagdag sa talahanayan.
Sa mga tuntunin ng kontrata, maaari mong makita ang petsa at pamamaraan ng transportasyon, ang mga kinakailangan para sa pamamaraan ng pagtanggap ng mga kalakal. Maaari mong tukuyin kung anong mga aksyon ang dapat gawin kapag nakita ang isang madepektong paggawa o mga depekto.
Ang inalok na invoice ay iginuhit sa sulat ng kumpanya o sa isang simpleng sheet ng isang maginhawang format para sa mga produkto. Ang dokumento ay maituturing na wasto kapwa sa sulat-kamay na form at kapag gumagamit ng teknolohiya ng computer. Maaaring alisin ang selyo. Lumilitaw lamang ang pangangailangan nito kung nakasaad ito sa mga kilos ng kumpanya.
Nuances ng pagguhit ng isang dokumento
Ang dokumento ay walang pinag-isang form, maaaring hindi ito tumutugma sa dokumentasyon ng accounting. Madali mong mai-download ang isang libreng sample sa online. Maaari din itong magamit bilang isang template para sa paglikha ng iyong letterhead. Kung ang isang katiwala ay lumahok sa pag-sign sa kontrata, ang data ng batayang dokumento ay napunan sa tabi ng lagda.
Ang invoice ng alok ay walang ligal na puwersa hanggang sa tanggapin ito. Ang huli ay nagpapahiwatig ng isang kasunduan upang mag-sign isang kontrata. Nagpadala ang kumpanya ng isang alok sa mga kliyente. Sinusuri ng mamimili ang form, pagkatapos nilang ipahayag ang kanilang pahintulot na bumili ng mga kalakal, gawin ang kinakailangang halaga. Kung ang pangalawang partido ay may mga mungkahi o komento, ipinapadala ang mga ito sa nagbebenta. Ang isang kasunduan ay natapos kapag ang parehong partido ay dumating sa isang "karaniwang denominator".
Kung ang naturang dokumento ay hindi naaangkop sa customer, maaari mong madoble ang impormasyon, na tinawag ang form na "Kasunduan". Sa parehong oras, karagdagan na may kasamang lahat ng mga sapilitan na sugnay ng klasikong kasunduan.
Bilang konklusyon, tandaan namin na ang alok-invoice ay nagiging isa sa pinakatanyag na mga dokumento sa larangan ng kalakal at serbisyo. Dapat itong maglaman ng parirala na ang dokumento ay ang batayan para sa pagbabayad. Sa kabila ng istraktura nito, ang form ay mayroong lahat ng kinakailangang ligal na data. Samakatuwid, kung kinakailangan, maaari itong magamit sa paglilitis sa korte.
