Bago ang paghahanda ng taunang mga pahayag sa pananalapi, maraming gawain sa paghahanda ang isinasagawa. Sa pagtatapos ng panahon ng pag-uulat, ang lahat ng mga account sa pagpapatakbo ay sarado, ang kawastuhan ng mga entry sa mga account ng synthetic at analytical ay nasuri, isang imbentaryo ng pag-aari at pananagutan ay isinasagawa, at ang mga order journal at ang pangkalahatang ledger ay sarado.
Panuto
Hakbang 1
Ang pangkalahatang ledger ay bubuksan taun-taon. Ang bawat linya ng libro ay tumutugma sa isang tukoy na buwan, ang bawat account ay may sariling pagkalat. Ang mga turnover sa kredito ay inililipat sa pangkalahatang ledger bawat buwan, pinaghiwalay ng mga account upang mai-debit. Bilang karagdagan, itinatala nito ang kabuuang mga turnover sa pag-debit. Matapos maipasok ang lahat ng halaga, susuriin nila na pareho ang mga turnover sa debit at credit. Kung ang pagkakapantay-pantay ay nilabag, dapat kang maghanap ng isang error sa paglipat ng data mula sa mga order journal o record sa kanila.
Hakbang 2
Matapos suriin ang data, ipinapakita ang mga balanse sa debit at credit para sa lahat ng mga account. Gayunpaman, tandaan na ang mga aktibong account ay may balanse sa pag-debit. Kinakalkula ito bilang ang kabuuan ng balanse ng pagbubukas ng debit at ang paglilipat ng debit, pagkatapos ay ang paglilipat ng kredito ay ibabawas mula rito. Ang mga passive account ay may balanse sa kredito. Ito ay matatagpuan bilang mga sumusunod: ang balanse sa utang sa simula ng buwan kasama ang pag-turnover ng utang na minus ang paglilipat ng debit.
Hakbang 3
Bilang karagdagan sa pagkakapantay-pantay ng mga turnover, kapag pinupunan ang pangkalahatang ledger, dapat sundin ang pagkakapantay-pantay ng mga account, ibig sabihin ang kabuuang balanse ng lahat ng mga debit account ay dapat na katumbas ng kabuuang balanse ng kredito ng mga account. Kung sinusunod ang pagkakapantay-pantay na ito, ang umiiral na mga balanse sa kredito at debit ay maililipat sa sheet ng balanse.
Hakbang 4
Ang impormasyon mula sa mga journal ng order ay inililipat sa pangkalahatang ledger na nagsisimula mula sa paglilipat ng kredito, ibig sabihin una, ang kabuuan ng turnover sa kredito ng journal-order ay naitala sa haligi na "Turnover on credit". Ang mga halagang ito ay isinulat nang hiwalay at dahil may mga tala ng mga indibidwal na halaga sa pag-debit ng mga account na naaayon sa kredito ng account na nakasaad sa order journal, unti-unting nababawas. Ginagawang posible ng pamamaraang pagpuno na ito upang masubaybayan ang kawastuhan ng mga entry sa mga account sa pangkalahatang ledger, dahil ang halagang ipinapakita sa kredito ng isang account ay dapat na kapareho ng mga halaga sa debit ng mga kaukulang account.
