Ang paghahanda at pagsusumite ng mga kaso sa archive ay isang mahalagang bahagi ng daloy ng trabaho. Nagsisimula ang kanilang pagpaparehistro sa samahan mula sa sandaling nai-file ang mga dokumento, at nagtatapos sa paglipat sa archive sa pagtatapos ng taon ng kalendaryo o mga tagal ng pag-iimbak. Sa ilang mga kaso, ang mga file ay pinapanatili ng mas mahaba sa isang taon. Kasama rito, halimbawa, ang mga dokumento na nauugnay sa mga tala ng tauhan.
Panuto
Hakbang 1
Upang ang pamamaraan para sa pag-file ng mga kaso sa archive ay hindi magtatagal, dapat mong sundin ang mga patakaran para sa kanilang pagpaparehistro sa kasalukuyang kasalukuyang daloy ng trabaho. Kapag naglilipat ng mga kaso sa archive para sa permanenteng o pansamantalang pag-iimbak, kailangan mong mag-stitch ng mga dokumento, mga sheet ng numero, gumuhit ng isang huling inskripsiyon, kung inilaan ng mga tagubilin sa pagtatrabaho, at gumuhit din ng isang panloob na imbentaryo.
Hakbang 2
Sa parehong oras, ang pangalan ng samahan o negosyo, ang index alinsunod sa nomenclature ng mga kaso, ang petsa ng pagbubukas at pagsasara ng kaso, pati na rin ang tagal ng pag-iimbak ay ipinahiwatig sa pahina ng pamagat ng file na iniabot sa archive.
Hakbang 3
Ang mga dokumentong mai-archive ay nai-file sa isang hiwalay na hardcover folder. Kung ang dokumento ay may partikular na halaga, bilang isang panuntunan, hindi ito stitched, ngunit ilagay sa isang file o sobre at naka-attach sa kaso. Sa pagtatapos ng stitched at may bilang na kaso, isang sheet ng pagpapatunay ang inilalagay, at sa simula - isang panloob na imbentaryo. Sa kasong ito, ang kapal ng kaso ay hindi dapat lumagpas sa 40 mm, at ang bilang ng mga sheet ay hindi dapat lumagpas sa 250.
Hakbang 4
Para sa mga kaso na naimbak nang permanente sa archive, pati na rin pansamantala, ngunit hindi kukulangin sa 10 taon, isang imbentaryo ang iginuhit para sa paglilipat ng mga kaso sa archive. Sa parehong oras, ang isang magkahiwalay na imbentaryo ay iginuhit para sa mga dokumento na nauugnay sa mga tala ng tauhan. Ang mga pangalan ng mga kaso ay ipinasok dito, na ang bawat isa ay nakatalaga ng isang serial number, at isang nomenclature code ay ipinahiwatig din. Ang mga imbentaryo ay ginawa sa isang dobleng kung ang mga file ay mananatili sa archive ng samahan. Kung ang mga file ay ililipat sa mga archive ng estado, dapat mayroong apat na kopya.
Hakbang 5
Ang mga kaso na napapailalim sa pag-iimbak pagkatapos ng kanilang pagkumpleto ng mas mababa sa 10 taon ay maaaring ma-archive sa paghuhusga ng pamamahala ng samahan. Ang pangangailangan na magsumite ng mga kaso ay nakasalalay sa workload ng archive, ang dalas ng pag-access sa mga lumang dokumento, atbp.
