Maraming mga kumpanya, anuman ang kanilang uri ng pagmamay-ari, taun-taon na naghahanda ng mga pampublikong ulat tungkol sa mga resulta ng taunang aktibidad. Ang mga dokumentong ito ay nagsisilbing isang mapagkukunan ng impormasyon para sa pangkalahatang publiko, at sa parehong oras, ang mga ito ay nakikitang katibayan ng pagiging epektibo o pagiging mabisa ng samahan.
Ang desisyon ng pagpupulong ng mga shareholder sa hinaharap na kapalaran ng kumpanya, pampublikong pagsusuri sa mga aktibidad ng samahan, atbp, ay maaaring depende sa kung gaano kahusay ang inihanda na taunang ulat. Sa madaling salita, isang dalubhasa o yunit ng istruktura na bumubuo ng taunang ulat dapat magkaroon ng kamalayan na hindi lamang ang reputasyon ay nakasalalay sa kalidad ng pangwakas na dokumento, ngunit din ang karagdagang pag-unlad ng negosyo.
Kadalasan, ang gawain ng paghahanda ng taunang ulat ay nahuhulog sa kagawaran ng analitikal o iba pang yunit ng istruktura na nagsasagawa ng mga pag-andar ng pagkolekta ng impormasyon sa mga gawain ng buong kumpanya para sa taunang panahon.
Nakasalalay sa uri ng aktibidad ng samahan at likas na katangian ng madla kung saan inilaan ang mga dokumento, maaaring mapanatili ang ulat sa istilo ng panloob na mga dokumento o pampublikong impormasyon para sa isang malawak na hanay ng mga mambabasa. Sinusundan ang istilo ng panloob na dokumentasyon para sa mga ulat na ipinakita sa mga nagtatag na tauhan at shareholder ng kumpanya. Sa kasong ito, higit na pansin ang ulat ay inilalagay sa pagganap sa pananalapi, kahusayan sa ekonomiya at pagganap sa pagkamit ng mga pangunahing layunin na nakabalangkas sa plano.
Para sa isang pampublikong ulat, na, bilang panuntunan, ay nai-publish sa opisyal na website para sa pagtingin sa publiko, isang mas detalyadong paglalarawan ng mga aktibidad ng samahan, kinakailangan ang mga gawain at misyon nito. Ang isang bilang ng impormasyong ibinigay ay nangangailangan ng isang detalyadong paliwanag, kung saan inihahanda ang isang hiwalay na seksyon. Bilang isang patakaran, ang mga serbisyong pansalitikal ay nakikibahagi sa pagbuo ng isang pampublikong ulat sa malapit na pakikipagtulungan sa mga espesyalista sa relasyon sa publiko, na may pagkakataon na iwasto ang impormasyon depende sa kahalagahan nito.
Hindi alintana ang likas na katangian ng target na madla ng ulat, ang anumang panghuling dokumento ay malinaw na naka-grupo sa mga seksyon. Sa unang seksyon, bilang isang patakaran, ang mga gawain na itinakda bago ang samahan at ang mga resulta para sa kanilang mga nakamit ay naibigay. Ang mga sumusunod ay mga resulta sa pananalapi para sa taon at mga resulta sa produksyon.
Ang pangwakas na seksyon, bilang panuntunan, ay ang mga aktibidad sa lipunan ng kumpanya. Bilang isang patakaran, ang impormasyong ito ay nilalaman sa isang pampublikong ulat, na nagbibigay ng mga resulta ng patakaran na nakatuon sa lipunan ng kumpanya. Bilang mga materyales para sa pagsasama sa ulat, ang impormasyon ay kinuha sa paggawad ng mga kinatawan ng samahan para sa mataas na mga merito sa larangan ng suportang panlipunan, ang mga resulta ng mga gawaing kawanggawa, atbp.
Dapat tandaan na kapag pumipili ng impormasyon na masasalamin sa ulat, kinakailangan upang mapanatili ang pagiging objectivity ng ibinigay na impormasyon. Ang panuntunang ito ay dapat na sundin kahit na ang mga resulta ng mga aktibidad ng kumpanya sa ilang mga tagapagpahiwatig ay malayo sa perpekto o nagpapahiwatig ng hindi sapat na pagganap. Sa pagsasalita tungkol dito, dapat ipakita ng ulat ang mga posibleng dahilan na humantong sa mga naturang resulta, pati na rin ang pag-aayos ng pansin ng madla sa matatag na hangarin na alisin ang problema sa darating na panahon.
